Project Management for a Ted Speaker
Our team will be working remotely in an agile environment with the speaker’s team located around the world.
Some key areas of works include the following.
Definition of Persona and Avatar:
We will be defining detailed customer personas and customer avatars.
This will be done in two stages; in the persona phase we will be grouping type of individuals together. While in the avatar phase we will envision in details who the person is, what their values and expectations are so that we can target them as efficiently as possible based on socio-demographic and behavioral characteristics.
We will use multiple methods and analysis tools to come up with precise results, which will then be tried in live use cases.
Design leads funnels
We will be designing leads funnels, a strategy for attracting cold leads with TOFU, MOFU, BOFU steps.
That is the top of the funnel (TOFU), where we will load the funnel with as many people as possible that you then take through the middle of the funnel (MOFU), for them, in the end, to become buying clients at the bottom of the funnel (BOFU).
Our work will be in finding concretely what these funnels for the speaker’s clients could consist of. From social media to attendance of a keynote, from books to webinar, these funnels can take multiple forms.
The next steps will be in implementing them.
PR
One or our responsibilities will also be to handle PR for the speaker. This will include sending stories about the speaker to reporters through various medium, act as a point of contact to showcase the speaker’s experience and set up meetings and be an additional source of information for reporters.
Our goal will be to raise awareness of the speaker and their work through various media outlets.
Social media & Video Production
As part of our efforts in social media, we will be responsible for creating content that follows the speaker's brand identity. We will have a graphic guideline to guide our efforts and will be working to develop a successful content strategy.
This will include creating micro-content such as photos and videos.
We will be creating a guideline document to serve as a reference for ideas, strategies, methods, and tools in collaboration with the speaker’s team. This document will help us create tailored content for each social media platform, as different channels have different styles and requirements.
Our goal is to create engaging, short videos that viewers will enjoy and want to share. We will be focusing on creating sequences of content rather than standalone pieces, which will help us effectively tell a story and keep viewers engaged.
By following our guideline document and creating tailored content, we hope to effectively reach and engage our target audience, which in turn, will support the speaker in building and maintaining a strong online presence.
Keynote presentations
This will involve finding a strategy to efficiently handle the preparation phase for an event, including contacting the keynote organizer and managing relevant parameters. It will also involve finding ways of broadcasting the events that the speaker will attend and promoting the speaker's presence at the event. We will also be reflecting on types of feedback loops that could be implemented after the event has taken place. This will involve managing various aspects of project management.
Working methodology
To effectively support the speaker in their endeavors, we will be adopting an Agile approach, which involves regularly conducting team retrospectives to reflect on our processes and identify areas for improvement. Working with a Kanban project management framework in an agile environment with a distributed team will allow us to manage tasks and projects in a flexible and responsive manner. By conducting retrospectives on a periodic basis, we will be able to continuously optimize our approach and ensure that we are meeting the needs of the speaker and the team.
Summary:
* Utilizing Kanban board in agile environment with distributed team
* Adopting Agile approach and conducting team retrospectives
* Defining customer and dream customer personas and avatars
* Designing leads funnel and attracting cold leads
* PR efforts (acting as a point of contact and a source for reporters)
* Creating content and developing a content strategy for social media
* Creating short, engaging videos tailored to specific social media channels
* Developing strategy for keynote presentation preparation, promotion, and feedback
* Goal: create a wow feeling and effectively support the speaker
https://vimeo.com/843912085?share=copy
Nous sommes parvenus à plusieurs réalisations clés lors de ce pro-acts.
“The Reel Machine” ou l’automatisation partielle de la création de vidéos
En créant différents processus standards (SOP) utilisant plusieurs outils d’intelligence artificielle, nous sommes parvenues à créer ce que nous avons nommé la “Reel Machine”. Une solution permettant de créer des vidéos pour les réseaux sociaux (Instagram, TikTok, Youtube, Facebook…) de façon automatisée.
Ces vidéos peuvent être adaptées à des cibles précises, orientées vers différents objectifs et sont 100% personnalisables.
Avec la “Reel Machine” nous pouvons:
Créer des vidéos à partir de rien (ce processus crée le script, la vidéo, la description de la vidéo adapté à chaque réseau social et choisit automatiquement les hashtags les plus pertinents avec le plus de public ou de potentiel)
Créer des vidéos courtes à partir de vidéos long formats (par exemple à partir de ses vidéos TEDx)
Créer des vidéos à partir d’une image (en animant l’image)
Editer les vidéos dans un style visuel différent (effets spéciaux)
Créer un doublage vidéo à partir de la voix original du conférencier (voice cloning)
Exemple de vidéos crées (nous avons crées une trentaine de vidéos au total)
Outil d’IA permettant la création de des descriptions et des hastags
Creation automatisée de PDF ou d’articles de blog
Nous avons créé un processus permettant de créer des documents PDF sur n’importe quel sujet, à partir de rien ou à partir de contenu existant (nous avons par exemple utilisé le transcript d’un podcast pour un PDF).
Ces PDF avait pour visée d' être utilisé comme incitations dans un Sales Funnel afin que les prospects laissent leur adresse mail mais comme indiqué précédemment le manque d’audience à limiter leur impact.
Ce processus peut également permettre de créer des articles de blog SEO.
Plusieurs idées pour le Online Mentorship Program
Lorsque nous avons travaillé sur le Mentorship Program, nous n’avions aucune indication si ce n’est de trouver quelques idées pour le premier chapitre.
J’ai donc donné des indications supplémentaires à l’équipe afin qu’ils puissent arriver à quelque chose d'intéressant et fructueux:
Trouver les questions principales que pourraient se poser les personnes intéressées par ce type de programme, et trouver les questions qui englobent plusieurs de ces questions pour créer des chapitres (similaire à un exercice de classe préparatoire qui consiste à trouver le noyau philosophique pour définir la problématique d’un essai).
Je leur ai donné une façon de le faire qui consiste à transformer les questions fermées en questions ouvertes, par exemple :
"Quels sont vos meilleurs conseils pour réseauter ?" → devient → "Comment réseauter efficacement ?"
J’ai ensuite défini la structure que pourrait prendre un chapitre:
Titre du chapitre
Thème (facultatif)
Sous-thèmes
Exercices pratiques
Un chapitre peut contenir plusieurs thèmes et un thème peut contenir plusieurs sous-thèmes.
Chaque chapitre devant inclure au moins 3 sous-thèmes et 1 exercice pratique.
Ce premier chapitre devrait pouvoir intéresser un grand nombre de personnes.
Nous avons aussi réfléchi au titre que pourrait avoir le Online Mentorship Program.
Plusieurs idées de Sales Funnels
Nous avons réfléchi à plusieurs Sales Funnel qui pourrait être implémenté une fois l’audience acquise et engagée notamment:
Obtenir le mail et le numéro de téléphone des prospects en échange de PDF avec du contenu intéressant
Pour le Mentorship Program, offrir le premier chapitre gratuitement et le second aussi en échange de le partager/inviter 5 personnes.
Créer une communauté sur Slack pour le Mentorship Program (avec des activités et des échanges autour des chapitres du Mentorship Program, et des exercices)
Monétiser l’audience en offrant des sessions de coaching 1:1
Transformer les followers en promoteurs actifs du conférencier en appliquant un Net Promoter Score
Transformer les followers en participants aux conférences ou le conférencier sera présent en offrant des places gratuites grâce à un jeu concours (permettant ainsi aussi d’augmenter son audience)
Mettre en place une séquence d’email de bienvenue pour toutes personnes donnant son adresse mail (lead nurturing / email marketing)
Faire une série de contenues, par exemple réaliser une action particulière pendant un certain nombre de jours (ex: donner une astuce pour la prise de paroles chaque jour pendant 15 jours) afin de captiver sona audience et trouver de nouveaux followers
Nous avons pu implémenter certain de ces Sales Funnel comme celui avec les PDF et le Slack Channel:
Suivi Hebdomadaire du projet
Des points de suivis réguliers, hebdomadaires, mis en place et animés par notre chef de projet Jean-Baptiste.
Chaque semaine nous nous réunissions avec l’équipe et discutions du projet, du sprint sur lequel nous travaillions, des tâches, de leurs avancées et des difficultés rencontrées. Nous brainstormions sur de nouvelles actions à mettre en place, nous partagions nos trouvailles, nos réflexions et nos aspirations.
En tant que chef de projet, j’animais la réunion en préparant certains points à évoquer au préalable.
Et tous les mois à peu près, nous rencontrions également le conférencier en visio pour lui partager notre travail. Nous étions en contact permanent sur WhatsApp et nous discutions de notre travail sur cette plateforme aussi.
Application de la méthode Agile
Nous avons pleinement appliquer les principes clés de la méthode Agile dans ce projet:
Satisfaction du client : La plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités à forte valeur ajoutée. → Lors de nos points avec le conférencier celui-ci nous a plusieurs fois indiqué qu’il était pleinement satisfait de notre travail et que nous avions développé des fonctionnalités, trouver des outils et créer des processus à forte valeur ajoutée.
Collaboration avec le client : Les membres de l'équipe de développement et les représentants du client doivent travailler ensemble de manière quotidienne et continue tout au long du projet. → Comme indiqué précedemment nous étions en contact permanent avec le conférencier sur les différents groupes WhatsApp et en tant que chef de projet, j’étais d’autant plus en communication permanente avec ce dernier, par message, par appels et lors des visioconférences.
Adaptation au changement : L'agilité consiste à répondre aux changements de manière efficace, même tard dans le développement. Les processus agiles valorisent la flexibilité et l'adaptabilité aux nouvelles exigences. → Nous nous sommes plusieurs fois adapté à des changements de divers natures. Lorsque l’un de nos outils de création de vidéos Rawshort à fermer sa beta, nous avons trouvé un nouvel outil Descript. Lorsque nous avions des difficultés à trouver les identifiants pour les plateformes, j’ai contacté directement l’équipe suédoise et après plusieurs appels, ait pu obtenir ces informations.
Livraison régulière : Les itérations courtes, également appelées "sprints", permettent de livrer des versions opérationnelles du produit à des intervalles réguliers, généralement de quelques semaines à quelques mois. → Le processus de création de vidéos était régulier chaque semaine. Chaque semaine, nous faisions un retour sur nos vidéos afin de les améliorer et mieux les adapter à l’audience, à la plateforme etc…
Collaboration avec les équipes : Les individus au sein de l'équipe de développement et les interactions avec les parties prenantes sont privilégiés par rapport aux processus et aux outils. → Bien que nous cherchions à developper des processus, nous étions en contact permanent au sein de l’équipe et collaborions pleinement. Théo a ainsi créer l’outil pour les descriptions et hashtags, j’ai effectué les recherches et documenter comment utiliser les outils pour la création de videos, Huyen a publié les vidéos.
Motivation des individus : Les membres de l'équipe sont encouragés à s'auto-organiser et à prendre des décisions pour atteindre les objectifs du projet. L'autonomie et la responsabilité individuelle sont valorisées. → Chaque membre de l’équipe etait pleinement autonome, chaque semaine je fixais simplement des objectifs, des livrables et restait disponible si ces derniers avait besoin d’aide. Additionnellement, lorsque je sentais une certaine baisse de motivation, je faisais un point avec eux afin d’en discuter.
Communication face à face : La communication directe et en personne est privilégiée, car elle est souvent plus efficace et permet de mieux comprendre les besoins et les attentes des parties prenantes. → De part la nature du projet, nous étions en remote, mais lors des visioconférences et des appels, nous étions tous présent et cela servait de communication face-à-face.
Progression continue : L'équipe de développement s'engage à une amélioration continue de son efficacité et de la qualité du produit en apprenant des expériences passées et en s'adaptant en conséquence. → Comme indiqué précedemment, nous avons construit les processus en validant des outils, puis des méthodes, puis des rendus finals. Dans une vraie logique de “build-up”, nous étions en progression continue.
Simplicité : La simplicité est valorisée dans la conception du produit et dans les processus de développement. Il est préférable d'avoir une solution simple plutôt qu'une solution complexe. → Nos solutions restaient relativement simple, elle demandait l’utilisation de plusieurs outils mais ces derniers étaient tous simple à prendre en main. Nous aurions pu utiliser d’autres outils et méthodes beaucoup plus complexes demandant du développement web ou des outils très professionnels comme Sony Vegas Pro, Adobe Premiere mais nous sommes restés simple et à la recherche d’innovation.
Autonomie et confiance : Les équipes agiles sont encouragées à prendre des décisions et à être autonomes dans leur travail. La confiance mutuelle entre les membres de l'équipe et les parties prenantes est essentielle pour favoriser la collaboration et l'innovation. → Chaque membre était libre dans sa réalisation des tâches mais aussi de proposer des nouvelles idées et de les réaliser. Ainsi Théo à proposer l’idée du Slack Channel et l’a développée de façon autonome. Huyen a utilisé l’outil D-iD de façon autonome.
Ainsi nous avons réellement mené ce projet en mode Agile de semaine en semaine. L’équipe était soudée et motivée et nous travaillons en collaboration permanente entre nous et avec les différentes parties prenantes.
L’outil de suivi de gestion de projet Agile réalisé sur Notion
Un outil de gestion de projet très bien réalisé sur Notion
Comme indiqué précédemment, afin de suivre la progression du projet et des différentes tâches, en tant que chef de projet, j’ai créé un outil de suivi des sprints et des tâches associés sur Notion.
Ce Notion permettait à la fois de suivre les tâches, centraliser les informations, documenter l’avancée du projet, les différentes communications (notamment le feedback de nos réunions hebdomadaires) et partager des éléments avec toute l’équipe.
Ainsi bien que nous utilisions principalement Messenger et Whatsapp pour communiquer, tout le monde pouvait toujours se référer au Notion pour retrouver toutes les informations nécessaires.
Le Notion est organisé de la façon suivante:
https://fierce-cloak-178.notion.site/Homepage-5af0e8f74ae64decab757428a4928458?pvs=4
Sur la page d'accueil, on pouvait retrouver les liens vers parties principales et quelques informations complémentaires.
Chaque semaine dans l’onglet meeting, j’enregistrais le feedback de nos différentes réunions et le partageais aussi sur Messenger. Ci dessous un exemple de message partagés reprenant les points discutés.
Dans la partie Sprint, je définissais le thème du sprint de la semaine puis y ajoutait les tâches associées. Nous avons ainsi réalisé 9 sprints (dont 1 sprint de 1 mois pour le document final).
Dans la partie Projets, nous avions une vue sur les différents sous-projets sur lesquelles nous travaillions. Cela était particulièrement utile pour éviter de se disperser (cf: Limitations) et garder la direction et l’objectif permettant de réaliser ce que nous voulions mettre en place.
Enfin dans Tâches, on pouvait retrouver l’ensemble des tâches à réaliser, les options de filtres permettait de conserver uniquement celles assignés au membre de l’équipe, ou celles en cours de réalisation. En cliquant sur les tâches, les membres de l’équipe pouvait obtenir toutes les informations nécessaires pour sa réalisation.
Un document de recommandations final compilant tous notre travail et également adapté pour une passation du projet
Enfin, nous avons créé un document de recommandations finales “Full Online Strategy Proposal”. Ce document compile toutes nos découvertes, recherches, actions et insights tout au long du projet. Il fournit également une feuille de route claire pour la passation du projet, incluant une séquence d'objectifs à atteindre fruit de nos recherches et expériences.
Cette approche stratégique permettra une transition en douceur pour les futurs collaborateurs de Karl Lillrud, garantissant la continuité de nos efforts. Le document de recommandation final constitue un guide précieux pour les équipes futures, offrant des perspectives précises et des directives pratiques pour maximiser les résultats du projet.
Le document de recommandation final est soigneusement structuré et comprend des recommandations spécifiques pour chaque réseau social. Nous fournissons des informations détaillées sur les fonctionnalités clés de chaque plateforme, les actions à essayer, ainsi que nos propres retours d'expérience basés sur les actions que nous avons déjà entreprises. De plus, nous offrons des recommandations générales pour optimiser l'activité actuelle sur chaque plateforme, en résumant les meilleures pratiques qui fonctionnent en 2023.
Nous avons également inclus un résumé détaillé sur la façon d'utiliser chaque réseau social pour promouvoir le contenu du conférencier. Cela comprend une analyse des personas à cibler sur chaque plateforme, ainsi qu'une stratégie précise pour atteindre et engager ces personas spécifiques.
Le document contient également une section dédiée à l'augmentation de la portée (reach) du contenu, où nous fournissons des conseils et des astuces pour étendre son audience et toucher de nouveaux utilisateurs qualifiés. De même, il contient une section similaire pour l'engagement rate où nous présentons des stratégies pour augmenter l'interaction et l'engagement des utilisateurs avec son contenu.
De plus, nous avons ajouté une partie spécifique à la création d'articles optimisés pour les moteurs de recherche (SEO), en expliquant les bonnes pratiques (keyword gap analysis, topic cluster, pilar page) pour améliorer le classement de son contenu dans les résultats de recherche et augmenter sa visibilité organique.
Enfin, le document de recommandation final comprend une section dédiée à l'utilisation des plateformes publicitaires telles que Google Ads et Meta Ads. Nous fournissons des exemples complet de campagnes et les indications sur la manière de créer des campagnes publicitaires efficaces, d'optimiser les performances et de maximiser le retour sur investissement.
En conclusion, le document de recommandation final propose une vision globale et détaillée de la stratégie en ligne applicable pour Karl Lillrud, fournissant des recommandations spécifiques pour chaque réseau social, des stratégies pour augmenter la portée et l'engagement, des conseils pour le contenu SEO et des orientations précises pour l'utilisation des plateformes publicitaires. En outre, nous avons inclus une partie finale avec des objectifs clairs pour l'équipe qui prendra la relève, garantissant une transition fluide et la continuité des actions entreprises.
Actions menées dans ce projet
La résilience est la capacité à analyser la cause d'un échec et à mener des actions correctrices avec enthousiasme et énergie pour atteindre l'objectif.
Cela suppose de mettre en place les conditions de bonne collaboration, d'ouverture, d'échange et d'écoute permettant à chaque membre de l'équipe de participer pleinement au projet.
- rappeler les règles : éteindre les portables, s'écouter…
- donner le timing
- valider avant de poursuivre que le cadre est clair pour tous
- exposer clairement les sujets
- donner la parole à chacun
- laisser la place à l'argumentation
- désigner un rapporteur pour prendre des notes et rédiger le compte rendu
La confiance, ça se gagne.
- Déléguez des tâches progressivement dans un travail
- Apprenez à jouer collectif dans le sport, à vous de faire les passes décisives !
- Testez vous dans un parcours à l'aveugle en laissant un collègue vous guider à la voix
Avoir le sens du collectif, c'est savoir écouter l'autre, éprouver de l'empathie, être solidaire et surtout servir l'intérêt de l'organisation/son équipe/son service ou projet avant le sien. S'intéresser aux membres de son équipe, participer à la bonne ambiance de son service sont des façons d'être attentif à la qualité des relations au sein du collectif et contribue à renforcer cohésion et esprit de groupe.
Après avoir réalisé un projet ou une mission, réfléchir aux actions qui permettront de le valoriser, en choisir quelques unes à mettre en oeuvre, en fonction de l'importance du projet et de votre temps disponible .
Lorsque l’équipe est constituée, elle doit rédiger et déposer son avant-projet sur la plateforme Learning by Doing.
L’avant-projet cadre le contexte et les objectifs du projet, en accord avec les discussions avec le coach lors du rendez-vous d’acceptation (et/ou lors du bilan final de l’équipe précédente dans le cas des projets récurrents).
Comme dans un contexte professionnel, l’avant-projet correspond au document de cadrage de la mission. Il doit donc absolument :
- Être construit collectivement et solidairement, et partagé par tous les membres de l’équipe.
- Connu et validé par toutes les parties prenantes.
Les objectifs doivent être précis et évaluables, et des indicateurs de performance quantifiés doivent être définis pour chacun d’entre eux.
Commencez toujours par définir l’objectif général, celui qui donne du sens au projet et qui répond à un besoin identifié/aux attentes exprimés par votre cible
Puis, définissez les objectifs opérationnels, ceux qui donnent du concret et sont engageants pour l’équipe.
Veillez également à définir les indicateurs de performance associés à chacun de vos objectifs. Cela facilitera l'analyse de vos réalisations au moment de votre bilan final.
Pensez à le télécharger sur la plateforme Learning by Doing au moins 48h avant votre RDV pour que votre coach puisse en prendre connaissance.
Comme pour tout projet d’entreprise, rédiger des spécifications compréhensibles par tous permet de :
- partager la même compréhension des attentes du projet, et pouvoir vérifier objectivement la réalisation des actions et des objectifs ;
- anticiper les différends dans l’équipe ou entres les parties prenantes ;
- avoir une référence historique qui peut être utilisée pour la transmission, l’amélioration et la réussite de futurs projets.
Pensez à le télécharger sur la plateforme Learning by Doing au moins 48h avant votre RDV pour que votre coach puisse en prendre connaissance.
Le choix de votre projet doit se faire en cohérence avec vos aspirations personnelles et professionnelles. En tant que coordinateur ou planificateur du projet, vous êtes le garant d'un calendrier d'étapes : vous veillez à ce que chaque membre dispose des outils nécessaires pour respecter les étapes du projet, vous rédigez des comptes rendus succincts réguliers et êtes à l'écoute de chacun des membres de l'équipe projet pour favoriser autonomie et coopération.